山のようにある名刺と連絡先

名刺と住所の管理っていろんな方法が考えられます。各自の好みや記憶の仕方の癖によって使いやすさも変わります。

例えば、複数社の人とたくさん会う仕事をしていると、一つのプロジェクトの打ち合わせでいきなり何十枚もの名刺をやりとりすることも。

そういう場合は、顔と名前が一致しない初めのうちはプロジェクトごとに名刺をまとめておいたほうが、いきなり会社別にわけてファイリングするよりも探しやすいです。

ある程度覚えて、その後もお付き合いが続くときは、改めて会社別に分け直したりるすのも一つの方法。

今日のお客様の場合は、

・過去の名刺がどっちゃりある
・選別していないので要不要ごちゃ混ぜ
・捨てられる名刺も山ほどあると思うが見る気も起きない
・最近の名刺はまとめて小さな箱にドサリ
・連絡先としてとってある剥がした宅急便伝票や手紙類もたくさんある
・どうしたらよいか方法は全く思いつかない
・全てがテキトーでその場しのぎなので探し出すのは困難を極める

ということで、探し物を最大限に困難にする要素が集まった状態。

前にこの話を聞いた際に、何とかしたい!とは聞いていたので名刺をファイリングするファイルと台紙を持って行きました。

バインダー一冊あたりに300枚の名刺が入ります。台紙は抜き挿しできますが、300枚全部に名刺を入れたら台紙を足すとパツンパツンで使いにくくなる思われます。

物にこだわりのある方なので銀座 伊東屋で調達。実用性がなさすぎても難なので、シンプルを極めたキングジムの黒いファイルを。台紙も黒で名刺が映えます。


では、作業開始…

とりあえず、そこに前数ページをあけて、どどとっと名刺をひたすら挿していきます、もちろん私が!
その間、お客様は他のことをしているので。

前数ページには、とっておきたい人の住所などの宅急便伝票やメモ書きを切ってバシバシ挿します。清書なんてしません。やりたかったら最後の最後でどうぞ!

完成したファイルをお客様に見ていただいて、不要な名刺を抜いていただきます。


だったら入れる前にチェックすりゃいいじゃん!と思うでしょ?私も思います。でも色々と話していると、見てすぐその場でハイハイコレいらないわ!と正月のカルタじゃあるまいし選べないわ〜と思うそうでして。

しかもファイリング作業も好きではないし、そもそも興味がないそうなので、それならば、終わらなかったら宿題として置いておけるファイリングしおわった状態を先に作ることにしました。

やはり短時間で選び終わることはなく、けれどもズラッと並んだ名刺をご覧になって

もう今となってはいらん名刺多いわ〜!笑
それがわかっただけでも進歩だわ…

ということで、先が見えたことでいささか安心されたご様子。

宅急便から剥ぎ取った連絡先も切って入れれば超コンパクト。

使った名刺を前に移動するルールを決めたりすると、自然とよく使う名刺が探しやすくなります。

こちらのお客様は、興味のないものに関しては、どこにしまったか忘れがちとのことなので、使ったら前に移動のルールは活きると思います。

興味が生まれるか習慣化されるかのどちらかがなければ継続は難しいでしょうが、また次回伺った時に状況を確認して軌道修正が必要ならしようと思います。

伊東屋で売ってるキングジムの名刺ファイル


ちなみに…仕事の前に、本日オープンのピーナッツカフェに行ってきやんした。ぐふふ

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